Contoh Minit Mesyuarat

Minit mesyuarat bukan sekadar cheat dari apa yang diperkatakan pada perjumpaan staf minggu lepas. Minit mungkin merupakan dokumen undang-undang formal yang mewakili tindakan rasmi lembaga pengarah syarikat atau kepemimpinan entiti pemerintah. Oleh kerana minit adalah catatan rasmi aktiviti perniagaan dan kerajaan, ia perlu dikembangkan dengan berkesan. Sekiranya anda menulis nota dengan tangan di atas kertas, ia mungkin berguna sekiranya anda mempunyai borang yang dicetak terlebih dahulu sehingga anda dapat meletakkan maklumat yang sesuai di mana sahaja. Anda juga boleh membuat borang komputer jika membawa komputer riba atau buku nota elektronik anda untuk digunakan semasa perjumpaan.

Maklumat Tajuk

Minit merangkumi tajuk tarikh dan lokasi mesyuarat. Header mencatat siapa yang hadir dan yang tidak mempunyai alasan, dan biasanya mengenal pasti orang yang bertugas sebagai ketua ketua dan setiausaha rakaman mesyuarat. Mesyuarat yang berlaku secara serentak di beberapa tempat - misalnya, melalui persidangan video - biasanya merekodkan kehadiran berdasarkan lokasi.

CONTOH:

Minit Mesyuarat Ahli Lembaga Pengarah Syarikat A-1 4 Mei 2017 Bilik Lembaga Eksekutif, Bangunan Ibu Pejabat Robert Johnson, ketua & Kyle McGregor, setiausaha rakaman Hadir: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark

Bahan Pengenalan

Minit biasanya dimulakan dengan waktu yang tepat ketua pengawas memanggil mesyuarat untuk memerintahkan. Dalam kebanyakan perjumpaan, perkara pertama dalam agenda merangkumi perkenalan, ucapan dari pegawai ketua dan persetujuan minit mesyuarat sebelumnya. Catat perkara utama yang ditawarkan semasa ucapan pegawai ketua. Sekiranya ahli menawarkan pindaan pada minit mesyuarat sebelumnya, catat perubahannya dengan tepat.

CONTOH:

Johnson memanggil mesyuarat itu untuk dipesan pada 2:46 pm Setelah perkenalan tidak rasmi, Johnson mengumumkan bahawa kucingnya baru-baru ini melahirkan enam anak kucing. Atas usul Ms. Hawthorne, risalah mesyuarat Julai diterima dengan persetujuan sebulat suara dengan pengecualian bahawa perkataan 'trak' dalam perenggan 15 dihantam dan diganti dengan perkataan 'semi traktor.'

Agenda Persetujuan

Walaupun setiap perjumpaan mempunyai struktur yang berbeza, pertemuan formal - terutama untuk kumpulan pemerintah - biasanya dimulai dengan "agenda persetujuan", yang tidak lebih dari sekumpulan laporan dan pernyataan yang tidak memerlukan suara. Agenda persetujuan sering merangkumi surat-menyurat, laporan dari jawatankuasa dan bahan maklumat lain sahaja.

Catat perkara utama untuk setiap perkara yang dibincangkan semasa agenda persetujuan, mengenal pasti topik perbualan dan sebarang komen utama yang ditawarkan oleh ahli semasa perbincangan terbuka.

CONTOH:

Puan Smith membaca catatan surat dari Syarikat Pembuatan XYZ bertarikh 4 November. Surat itu memuji profesionalisme bahagian pengangkutan dalam mempercepat penghantaran produk berprofil tinggi. Perez, bagi pihak bahagian pengangkutan, mengatakan bahawa XYZ melakukan tugas yang sangat baik untuk memberikan petunjuk laluan terperinci.

Agenda Perniagaan

Agenda perniagaan adalah di mana tindakannya - bahagian mesyuarat di mana para ahli membahaskan dan memilih pelbagai item tindakan. Untuk minit rasmi, setiausaha mesti menuliskan usul sebenar yang dipilih dan jumlah undian sebenar, termasuk siapa yang memilih dan menentang soalan tersebut. Biasanya, setiausaha juga merumuskan ringkasan perbahasan, termasuk perkara-perkara utama yang dibuat oleh setiap ahli yang bercakap.

Dari segi teknikal, tidak ada suara untuk "menjauhkan diri." Menghentikan bermaksud tidak memilih sama sekali. Orang yang ingin mencatat bahawa mereka tidak memihak atau tidak menentang sesuatu perkara harus memilih "hadir" sebagai gantinya.

CONTOH:

Johnson membuka perbincangan mengenai invois dari ABC Widgets dengan harga $ 21,434.87. Hatoyama mengatakan bahawa invois telah diluluskan oleh jawatankuasa kewangan minggu lalu. Mr Michaels mengatakan bahawa dia menyokong kerja yang berterusan dengan ABC Widgets. Hatoyama bergerak untuk menyetujui invois dari ABC Widgets, Inc., dengan harga $ 21,434.87. Cik Sandborn mengasingkan diri. Gerakan membawa 4-2, dengan Hatoyama, Sandborn, Michaels dan Smith memihak dan Perez dan Clark menentang.

Bahan Kesimpulan

Sebilangan besar minit biasanya berakhir dengan masa mesyuarat ditangguhkan. Minit ditandatangani oleh pegawai presiden dan setiausaha rakaman, walaupun jika setiausaha adalah anggota kumpulan yang mengundi, maka tandatangan setiausaha sahaja cukup kerap.

CONTOH:

Johnson menangguhkan mesyuarat pada pukul 7:14 malam. Mesyuarat seterusnya dijadualkan pada 5 Ogos jam 3 petang di bilik lembaga eksekutif.

Ditandatangani, Robert Johnson, ketua Kyle McGregor, setiausaha rakaman