Cara Membuat Folder E-mel untuk Orang Tertentu di Outlook

Secara lalai, sebarang e-mel yang anda terima melalui Microsoft Outlook secara automatik akan masuk ke peti masuk utama anda. Namun, sering kali menyusun mesej ke dalam folder berdasarkan siapa yang menghantarnya. Anda boleh melakukan ini untuk menonjolkan e-mel secara automatik dari vendor atau pelanggan penting atau untuk memisahkan e-mel dari senarai mel. Apa pun alasannya, anda boleh membuat peraturan di Outlook dengan mudah untuk memasukkan e-mel tertentu dalam folder tertentu secara automatik.

Buat Folder di Outlook

Outlook membolehkan anda membuat folder untuk mengatur e-mel anda mengikut kesesuaian anda. Ini adalah tambahan kepada folder lalai seperti kotak masuk, kotak keluar, folder terkirim dan draf anda.

Untuk menambahkan folder, klik kanan dalam senarai folder anda dan klik "Tambah Folder." Ketik nama untuk folder dan tekan Enter.

Anda boleh menyeret mesej antara folder untuk mengaturnya dengan tangan atau menetapkan peraturan penapis Outlook untuk menghantarnya ke folder yang anda inginkan berdasarkan pelbagai ciri.

Sediakan Peraturan E-mel Outlook

Anda boleh membuat peraturan di Outlook untuk menentukan bagaimana sekumpulan e-mel tertentu diproses.

Untuk melakukannya, klik kanan pada mesej dengan ciri yang anda minati dan kemudian klik "Peraturan." Anda akan ditanya sama ada anda ingin membuat peraturan berdasarkan siapa yang menghantar dan menerima e-mel. Sekiranya anda melakukannya, klik pilihan tersebut. Untuk melihat lebih banyak pilihan, seperti peraturan berdasarkan domain, seperti example.com, yang mengirim surat atau isi baris subjek, klik "Buat Peraturan."

Kemudian, anda akan ditanya apa yang anda mahu Outlook lakukan dengan e-mel yang sesuai dengan peraturan. Klik kotak "Pindahkan item ke folder " dan pilih folder jika anda ingin meletakkan e-mel yang sepadan dengan peraturan yang ditetapkan dalam folder tertentu. Klik "OK" untuk menyimpan peraturan.

Anda akan ditanya sama ada anda ingin menjalankan peraturan pada mesej yang sudah diterima. Sekiranya anda melakukannya, klik "OK."

Jalankan Peraturan pada Surat Sedia Ada

Sekiranya anda ingin menjalankan peraturan mengenai mesej yang ada setelah anda membuatnya, Outlook akan membiarkan anda melakukannya. Mula-mula, klik "tab Fail." Klik "Urus Peraturan & Makluman " dan di bawah "Peraturan E-mel", klik "Jalankan Peraturan Sekarang."

Tandai kotak di sebelah setiap peraturan yang ingin anda gunakan. Pilih folder yang anda mahu gunakan peraturannya dengan pemilih "Run in Folder" . Di bawah " Terapkan peraturan ke", pilih sama ada anda mahu menerapkan peraturan tersebut ke semua pesan atau hanya untuk membaca atau membaca pesan yang belum dibaca. Klik "Jalankan Sekarang" untuk menjalankan peraturan.

Padamkan Peraturan yang Ada

Anda mungkin berubah pendapat mengenai salah satu peraturan penapis e-mel anda. Sekiranya itu berlaku, anda boleh menghapusnya.

Klik tab "Fail" dan kemudian klik "Urus Peraturan & Makluman." Di bawah "Peraturan E-mel", pilih peraturan yang ingin anda hapus. Klik butang "Padam". Apabila diminta, klik "OK" untuk mengesahkan bahawa anda ingin menghapus peraturan.

Surat sedia ada yang sudah diproses oleh peraturan tidak akan terpengaruh.

Uji Peraturan E-mel Anda

Adalah idea yang baik untuk menguji peraturan e-mel setelah anda membuatnya untuk memastikannya berfungsi dengan baik. Anda dapat melakukan ini dengan menerapkan aturan pada pesan yang ada ketika diminta untuk melakukannya atau dengan menunggu email yang sesuai dengan aturan tiba.

Sekiranya peraturan itu berlaku untuk siapa yang mengirim pesan, anda boleh menunggu orang itu mengirimi anda mesej atau, jika itu rakan sekerja atau rakan, minta mereka mengirimi anda pesan ujian. Periksa sama ada mesej dihantar ke folder khas atau ke peti masuk biasa anda. Sekiranya mesej tidak menuju ke tempat yang betul, cuba hapus peraturan dan cuba membuatnya lagi.