Kelebihan & Kekurangan Spreadsheets

Dalam perniagaan, perancangan strategik sangat penting dan memerlukan maklumat yang tepat untuk membuat keputusan utama. Memilih alat yang tepat untuk memasukkan, mengesan, menganalisis dan menyimpan data akan membantu pemilik dan pengurus perniagaan membuat pilihan terbaik untuk perniagaan syarikat mereka. Salah satu komponen dalam suite produktiviti perisian adalah spreadsheet. Spreadsheet popular di kalangan akauntan dan di antara mereka yang suka mengumpulkan dan mengesan data, namun ada beberapa batasan, yang mungkin tidak menjadikannya pilihan terbaik untuk setiap aplikasi pejabat.

Kelebihan: Menyusun Data

Spreadsheet sering menjadi alat untuk mengumpulkan dan mengatur data, yang merupakan antara penggunaan paling mudah. Maklumat dapat dengan mudah diletakkan dalam lajur dan baris yang kemas dan kemudian disusun mengikut jenis maklumat. Walaupun pengumpulan data yang banyak dapat dilihat dalam keadaan mentah, alat dalam program ini memungkinkan pengguna membuat persembahan di mana data dianalisis dan dimasukkan ke dalam carta pai atau jadual untuk dilihat dan ditafsirkan dengan mudah.

Kekurangan: Bias Pengguna

Walau bagaimanapun, kekurangannya adalah bahawa hanya maklumat yang dipilih oleh pengguna untuk dianalisis yang disertakan dalam persembahan ini, dan oleh itu, maklumat lain yang berkaitan yang dapat mempengaruhi pembuatan keputusan mungkin dikecualikan, tanpa disengaja. Untuk menjadikan pelaporan data lebih mesra pengguna dan komprehensif, syarikat memilih untuk menggunakan alat pelaporan seperti Tableau dan Qlik, bukannya hanya bergantung pada spreadsheet.

Kelebihan: Menyelaraskan Pengiraan

Tidak ada yang suka menghabiskan semua masa mereka di tempat kerja melakukan pengiraan berulang. Daya tarikan besar spreadsheet adalah bahawa program ini melakukan semua matematik untuk pengguna. Setelah formula ditulis dan program mempunyai perintah yang ditetapkan, pengiraan yang kompleks dapat dikira dengan mudah untuk data yang berkaitan yang telah dimasukkan. Ini membolehkan pengguna menanyakan jenis soalan "bagaimana jika" dan mendapatkan jawapan yang mereka perlukan dengan mudah tanpa perlu membuat pengiraan semula.

Contohnya, jika spreadsheet disiapkan untuk mengira keuntungan kasar anda, apabila mana-mana pemboleh ubah seperti kos per unit, kos penghantaran, atau potongan penjualan diubah, perisian akan mengira semula keuntungan kasar baru berdasarkan maklumat baru.

Kekurangan: Mempelajari Kemahiran Mengambil Sintaksis

Bahagian yang sukar bagi banyak pengguna, adalah bahawa pengiraan mesti dimasukkan ke dalam spreadsheet sebagai formula. Ini memerlukan mempelajari sintaks yang betul untuk setiap jenis pengiraan yang ingin anda buat. Walaupun banyak kelas tersedia untuk mempelajari kemahiran yang diperlukan untuk menggunakan formula ini, masih banyak pengguna yang merasa sukar. Sekiranya sintaks tidak betul, program tidak akan mengembalikan maklumat yang betul semasa pengiraan dijalankan. Selain itu, jika pengguna memasukkan data yang salah, walaupun hanya dalam satu sel spreadsheet, semua pengiraan dan sel yang berkaitan akan terpengaruh dan memiliki data yang salah.

Kelebihan: Akses Pengguna Pelbagai

Dalam persekitaran kerja kolaboratif hari ini, banyak pengguna di pejabat sering memerlukan akses ke dokumen yang sama. Sekiranya menggunakan Microsoft Excel, spreadsheet dapat dikongsi, tetapi hanya satu pengguna yang dapat mengubah data pada satu masa. Sekiranya salinan tempatan dibuat dan dikemas kini, pengguna lain tidak akan dapat mengakses data baru. Helaian Google menawarkan penyelesaian perkongsian fail dan membolehkan beberapa pengguna mengakses dan mengemas kini satu borang.

Ketahuilah bahawa, dalam kedua kes ini, tidak ada sejarah fail. Oleh itu, tidak kira siapa yang membuat perubahan pada bila-bila masa, apabila ada perubahan, sejarah maklumat sebelumnya akan hilang.

Kekurangan: Kekurangan Keselamatan

Kelemahan spreadsheet lain adalah kekurangan keselamatan fail anda. Biasanya, spreadsheet tidak begitu selamat dan oleh itu berisiko lebih besar untuk kerosakan data atau salah urus maklumat. Fail yang mengandungi maklumat kewangan sensitif mungkin tidak selamat dari penggodam, walaupun dilindungi kata laluan.

Oleh itu, jenis perisian pengumpulan data lain mungkin merupakan pilihan yang lebih sesuai. Akses, Oracle atau bentuk pangkalan data perhubungan lain telah dibina dalam perlindungan yang melindungi integriti data dan mencegah penyusunan semula maklumat. Contohnya, dalam spreadsheet, pengguna mungkin menyusun lajur maklumat dan secara tidak sengaja menyebabkan maklumat berkaitan, seperti nama depan dan belakang, tidak diselaraskan. Sebaliknya, pangkalan data akan memastikan semua bahagian rekod disatukan, sehingga memastikan integriti data yang lebih baik.