Cara Mengarkibkan Folder di Outlook untuk Mengosongkan Ruang

Tidak mempunyai ruang kosong yang mencukupi di peti mel anda berpotensi menyebabkan anda kehilangan komunikasi penting jika mereka datang dengan kotak surat Outlook anda penuh. Walaupun kebanyakan perkhidmatan e-mel memberi anda ruang penyimpanan yang mencukupi, anda mungkin ingin mengarkibkan folder anda untuk mengosongkan ruang tambahan di peti mel anda. Dengan menggunakan Microsoft Outlook, anda dapat mengarkibkan item folder secara automatik yang sesuai dengan kriteria anda, seperti item yang berusia lebih dari tiga bulan. Anda juga dapat mengkonfigurasi folder tertentu untuk diarkibkan secara automatik menggunakan fitur AutoArchive Outlook.

Arkib Folder Auto

Anda boleh mengkonfigurasi folder di Outlook untuk mengarkibkan e-mel secara automatik pada usia tertentu.

  1. Pilih Folder untuk Diarkibkan

  2. Buka folder di Outlook yang ingin anda arkibkan. Contohnya, klik "Mail" di panel navigasi, dan kemudian klik "Peti Masuk."

  3. Buka Tetapan Arkib Auto Outlook

  4. Klik tab "Folder", kemudian klik butang "Tetapan AutoArchive" dalam kumpulan Properties pada folder Folder untuk membuka sifat folder AutoArchive.

  5. Pilih Berapa kerap untuk mengarkib

  6. Klik butang radio di sebelah "Arkibkan Folder Ini Menggunakan Tetapan Ini", kemudian pilih seberapa kerap anda mengarkibkan folder tersebut. Sebagai contoh, masukkan "3 Bulan" ke dalam pemilih di sebelah Item Bersihkan Lebih Lama Daripada.

  7. Pilih Cara Mengarkibkan Data

  8. Klik butang radio di sebelah salah satu pilihan untuk menangani item yang diarkibkan. Anda disyorkan untuk memilih "Pindahkan Item Lama ke Folder Arkib Lalai" melainkan anda mempunyai lokasi lain yang anda lebih suka menyimpan arkib anda.

  9. Simpan Tetapan Anda

  10. Klik butang "OK" untuk menyimpan perubahan pada sifat folder dan mengaktifkan pengarkiban. Proses pengarkiban mungkin mengambil masa beberapa minit untuk diselesaikan bergantung pada ukuran folder.

Kosongkan Ruang Secara Manual

Dalam beberapa kes, anda ingin Outlook mengarkibkan folder mengikut permintaan. Anda boleh melakukannya menggunakan ciri arkib manual.

  1. Buka Menu Fail

  2. Klik menu "Fail" di Outlook.

  3. Gunakan Menu Alat Pembersih

  4. Klik butang lungsur "Alat Pembersih" di sebelah Pembersihan Peti Mel di bawah submenu Maklumat, kemudian klik "Arkib ..."

  5. Pilih Folder untuk Diarkibkan

  6. Klik nama folder yang ingin anda arkibkan. Contohnya, klik "Peti Masuk" di bawah folder akaun e-mel anda.

  7. Pilih E-mel Yang Akan Diarkibkan

  8. Masukkan tarikh ke medan di sebelah "Arkib Item Lebih Lama Daripada", atau klik anak panah dan pilih tarikh, untuk mengarkibkan item dengan tarikh sebelum entri anda. Contohnya, masukkan "1/1/18" untuk mengarkibkan item folder yang dibuat sebelum tahun 2018.

  9. Tentukan Tempat Menyimpan Data

  10. Klik butang "Browse" jika anda ingin memilih lokasi khusus untuk arkib anda. Sebaiknya jangan menukar lokasi fail arkib. Klik butang "OK" untuk memulakan proses arkib.

Mengelakkan Kehilangan Data

Secara lalai, item yang Diarkibkan anda disimpan dalam folder "Fail Outlook" di Dokumen Saya.

Beberapa pelayan Microsoft Exchange mungkin mengehadkan atau menonaktifkan kemampuan anda untuk mengarkibkan item mengikut dasar penyimpanan e-mel organisasi. Pastikan anda memahami dasar dan had syarikat anda sebelum anda berisiko kehilangan data atau melanggar peraturan secara tidak sengaja mengenai berapa lama e-mel disimpan. Rujuk kepada jabatan IT anda jika ada untuk mendapatkan maklumat lebih lanjut mengenai berapa lama data yang diarkibkan disimpan.

Item yang anda arkibkan dapat dikeluarkan sepenuhnya dari pelayan mel anda. Sebaiknya buat sandaran folder Outlook Files anda untuk mengelakkan kehilangan akses ke item yang diarkibkan. Sekali lagi, pastikan anda melakukannya dengan mematuhi dasar organisasi anda jika anda menggunakan Outlook di tempat kerja.

Sekiranya anda mempunyai banyak ruang tanpa mengarkibkan data, mungkin tidak perlu menggunakan ciri arkib Outlook. Sebaliknya, anda mungkin mahu mengatur e-mel ke dalam folder atau menyimpannya dengan cara di mana anda dapat dengan mudah mencari apa yang anda perlukan.