Bagaimana Prosedur Pendokumentasian Menyumbang kepada Pengendalian Dalaman yang Baik?

Syarikat meletakkan kawalan dalaman untuk membatasi risiko. Risiko yang mungkin berlaku adalah kerugian, prestasi buruk dalam kontrak, kualiti yang buruk dan ketidakpatuhan terhadap peraturan. Prosedur dokumentasi memperincikan dokumen yang diperlukan oleh syarikat untuk melaksanakan sistem kawalannya dan memberikan tanggungjawab untuk tugas dan tindakan. Perniagaan kecil biasanya memerlukan dokumentasi atau kawalan yang lebih sedikit daripada operasi yang lebih besar kerana setiap pekerja menjalankan beberapa fungsi pekerjaan dan tanggungjawabnya lebih jelas. Prosedur dokumentasi yang berkesan menghasilkan minimum kawalan yang cekap dapat memberikan kelebihan daya saing kepada perniagaan kecil.

Pertubuhan

Asas kawalan dalaman yang berkesan adalah carta organisasi yang merangkumi penerangan pekerjaan. Prosedur dokumentasi harus menentukan bahawa perihal pekerjaan dengan jelas memperincikan tugas dan tanggungjawab setiap jawatan di syarikat. Prosedur dokumentasi memberikan tanggungjawab untuk penyediaan dan pengemaskinian carta organisasi dan bagaimana syarikat menggunakan carta tersebut. Biasanya pekerja menerima salinan dengan perincian mengenai kedudukan dan perihal pekerjaan mereka ketika memulakan pekerjaan.

Polisi dan prosedur

Prosedur dokumentasi biasanya menetapkan bahawa manual pekerja mesti mengandungi semua dokumentasi polisi dan prosedur yang relevan. Mereka memperincikan apa yang mesti disertakan manual, siapa yang bertanggungjawab untuk menulis dan mengemas kini dasar dan prosedur, dan bagaimana syarikat menyampaikannya kepada pekerja. Prosedur dokumentasi biasanya menetapkan bahawa pekerja menerima salinan manual ketika mereka mula bekerja, menandatangani bahawa mereka menerimanya dan bersetuju untuk mematuhi dasar dan prosedur. Mereka menerima kemas kini semasa ia berlaku.

Kebenaran dan Kelulusan

Carta organisasi yang didokumentasikan dan manual pekerja menjadi asas bagi kawalan dalaman tetapi harus mengandungi langkah-langkah kawalan yang sebenarnya. Prosedur dokumentasi memperincikan langkah-langkah tersebut. Mereka menerangkan dokumen yang menyenaraikan pekerja yang dapat mengambil keputusan dan yang dapat menyetujui perbelanjaan. Setiap dokumen tersebut harus menentukan dengan tepat apa yang boleh dibenarkan atau disetujui oleh pekerja, bentuk apa yang akan diambil oleh kelulusan atau kebenaran dan hadnya. Contoh biasa adalah bahawa pekerja tertentu diberi kuasa untuk menyetujui pembelian hingga $ 10,000 dengan memulakan permintaan yang sesuai.

Dokumentasi sokongan

Sistem kawalan dalaman yang kuat bergantung pada dokumentasi sokongan untuk memperincikan asas keputusan. Prosedur dokumentasi menentukan keputusan yang memerlukan dokumentasi sokongan dan memperincikan sifatnya. Sebagai contoh, kelulusan pesanan pembelian mungkin memerlukan permintaan semula. Prosedur dokumentasi menetapkan bahawa seorang pekerja harus menyiapkan permintaan sebelum meminta persetujuan pesanan pembelian, dan itu memperincikan maklumat yang harus diisi oleh permintaan tersebut.

Melapor

Elemen utama dalam kawalan dalaman adalah pelaporan maklumat penting syarikat. Prosedur dokumentasi menguatkan kawalan dalaman dengan menentukan maklumat apa yang mesti disertakan dalam laporan tersebut, siapa yang bertanggungjawab untuk penyusunannya dan siapa yang akan menerima laporan tersebut. Beberapa laporan mengandungi maklumat sulit, dan prosedur dokumentasi mesti menentukan laporan mana yang sensitif dan terperinci langkah-langkah keselamatan yang sesuai.

Pendamaian

Walaupun dalam perniagaan kecil, prosedur dokumentasi menghasilkan pelbagai dokumen yang mempunyai sumber bebas. Kaedah yang berkesan untuk mengesahkan ketepatannya adalah dengan mewujudkan perdamaian antara data yang dapat dibandingkan dari pengarang yang berbeza. Prosedur dokumentasi harus menentukan pendamaian apa yang harus dilakukan, dan siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya. Ia mesti memperincikan kaedah untuk menangani perbezaan dan memberikan tanggungjawab untuk menyelesaikan perbezaan.