Apakah Model Organisasi?

Melihat senarai beberapa syarikat teratas di dunia membuktikan satu perkara, model kejayaan organisasi berbeza dengan produk yang berjaya dijual oleh syarikat. Model organisasi menentukan hierarki, pengembangan pasukan dan peranan pengguna dalam bagaimana perniagaan beroperasi. Model kadang kala menggabungkan pelbagai struktur model untuk memenuhi keperluan pengguna dengan paling berkesan. Membangunkan struktur yang betul memerlukan visi yang jelas dari kepemimpinan dengan pelaksanaan yang konsisten.

Mendefinisikan Model Organisasi

Istilah model organisasi adalah cara lain untuk menggambarkan struktur organisasi. Struktur boleh menjadi sederhana atau kompleks. Dalam mengkaji lima model organisasi yang biasa, jelas kelihatan bahawa strukturnya terdiri dari sangat sederhana hingga sangat kompleks. Pertimbangkan model-model ini yang terdapat di pasaran masa kini: Line, Functional, Line and Staff, Project Based, Matrix .

Setiap struktur ini, ketika disusun dengan tepat dalam carta organisasi, menunjukkan rantai komando di mana-mana organisasi. Ini membantu menentukan tanggungjawab dan pengurusan aliran kerja berpasukan.

  1. Line Organizational Model adalah struktur hierarki yang sangat sederhana yang boleh mempunyai CEO berbanding Pengarah Operasi dan Pengarah Pentadbiran. Kedua-duanya adalah setara lateral, yang bermaksud mereka tidak saling bertindak balas tetapi mempunyai tahap pengaruh yang sama dalam struktur syarikat. Di bawah masing-masing akan ditetapkan pengurus kawasan masing-masing dengan pasukan mereka sendiri. Sangat jelas bahawa satu orang berada di puncak dengan aliran delegasi dan pengurusan turun. Ini cenderung menjadi model operasi yang lebih kaku.

  2. Model Organisasi Fungsional kelihatan serupa dengan model Line kecuali sebagai bawahan yang hanya melaporkan kepada pengurus tepat di atas mereka, mereka melaporkan kepada dua atau lebih pengurus. Model ini direka untuk membantu memastikan semua pihak yang berkenaan terlibat dengan maklumat yang tepat dengan mendapatkan semua maklumat dari pekerja bawahan. Ini juga mencegah pengkhususan pekerjaan yang terlalu banyak untuk menjadikan syarikat itu gesit dalam perubahan zaman.

  3. Model Garis dan Kakitangan adalah struktur yang berfungsi dengan cara yang sama seperti yang dilakukan oleh model Garis kecuali setiap peringkat pengurusan mempunyai dinamika tambahan dari stafnya sendiri. Oleh itu, pengarah melapor kepada CEO tetapi boleh melakukannya melalui kakitangan peribadi CEO. Pengarah boleh berkongsi kakitangan yang bukan pasukan bawahan dalam struktur tetapi sebaliknya menyokong keperluan pentadbiran para Pengarah.

  4. Model Berasaskan Projek menjadi jauh lebih dinamik berbanding dengan tiga jenis model garis yang ditentukan di atas. Apabila mana-mana syarikat sangat berorientasikan projek, ia biasanya menetapkan pasukan yang mempunyai fungsi pekerjaan yang serupa untuk menyediakan setiap pasukan dengan sumber khusus. Sumber-sumber menjadi segera tersedia dan tidak dapat diakses di luar pasukan di jabatan yang berbeza. Sebagai contoh, sebuah syarikat teknologi internet yang mengembangkan beberapa pakej perisian baru mungkin mempunyai satu pasukan untuk setiap pakej baru yang merangkumi kumpulan pengkod, pembangun, pereka, penganalisis dan penguji sendiri.

  5. Model Matrix adalah model operasi yang paling dinamik dan cukup berkesan untuk syarikat yang secara serentak menjalankan pelancaran produk, kempen pemasaran dan pengembangan. Pengurus mengawasi peranan ketua jabatan mereka dalam satu pasukan sambil mengekalkan nadi kemajuan semua pasukan. Ini membolehkan pengurus menggabungkan sumber yang mungkin tidak dilihat oleh pasukan individu dalam mikrokosmos projek mereka sendiri. Sebagai contoh, struktur Matriks syarikat mungkin mempunyai Pengurus Pemasaran, Operasi, Kewangan dan HR yang mengawasi beberapa projek. Setiap projek mempunyai wakil dalam sekurang-kurangnya satu pasukan. Sekiranya pengurus pemasaran melihat bahawa Team A dan Team C mempunyai produk yang dapat diluncurkan sebagai paket, dia dapat mengarahkan sumber untuk memanfaatkan anggaran dan menggabungkan sumber grafik dan reka bentuk.

Menilai Keperluan Syarikat

Seperti yang ditunjukkan oleh definisi model organisasi, syarikat yang berbeza mempunyai keperluan yang berbeza. Terlepas dari struktur yang dipilih, sangat penting bagi anggota pasukan untuk memahami tugas mereka dan kepada siapa mereka melapor. Sekiranya elemen ini tidak jelas, kekacauan akan berlaku dan produktiviti akan menurun.

Semasa mempertimbangkan keperluan model organisasi syarikat anda, pertimbangkan industri anda, sumber daya anda dan dinamik di mana maklumat mesti mengalir. Syarikat seperti Google menggunakan gabungan struktur Berasaskan Projek dalam Matrix Model. Google adalah organisasi besar dengan sumber yang besar. Matlamat struktur ini adalah untuk mendorong persekitaran kreatif dengan kebertanggungjawaban dan kolateralisasi pemikiran, idea dan aset. Google juga disebut sebagai organisasi yang agak "rata", yang bermaksud ada batasan untuk tajuk yang digunakan untuk menentukan orang. Idea di sebalik organisasi yang rata adalah bahawa tajuk tidak begitu penting daripada meningkatkan penghargaan tinggi dari individu berbakat yang dilihat sama. Google tidak sepenuhnya rata kerana ada yang mempunyai gelaran dalam organisasi.

Sebaliknya, kilang pembuatan tidak memerlukan pelbagai kolaborasi dan jaminan aset. Salah satu Model Linear lebih sesuai untuk memastikan kawalan kualiti berterusan pada setiap langkah operasi dan proses pemenuhan. Penting untuk memiliki hierarki tradisional yang tidak rata dalam jenis organisasi ini kerana pemasang widget tidak dapat menyimpang dari tugasnya.

Institusi kewangan yang lebih besar seperti JP Morgan Chase menggunakan Model Garis dan Kakitangan untuk mengawal maklumat dan kecekapan. Pejabat Eksekutif mempunyai lebih daripada Ketua Pegawai Eksekutif dan pembantu eksekutifnya yang duduk di pejabat sudut. Dia mempunyai sekumpulan sumber untuk mengumpulkan, menganalisis, menilai dan mengintegrasikan penyelesaian dari data. Ketika struktur turun ke hierarki, cabang dilihat lebih seperti pasukan yang berfungsi sama di seluruh peringkat hierarki.

Membuat Model Organisasi yang Tepat

Setelah anda menilai keperluan syarikat dan memilih modelnya, adalah mustahak untuk menariknya. Melukisnya boleh dilakukan pada aplikasi Microsoft Office sederhana seperti Excel, PowerPoint atau Word. Masing-masing mempunyai kemampuan untuk membuat carta organisasi dengan mudah. Sebilangan pemimpin perniagaan ingin menariknya terlebih dahulu di papan putih yang besar. Apa yang anda lakukan semasa membuat struktur organisasi ialah menentukan aliran kerja dan bagaimana setiap pekerja berfungsi dalam kumpulan.

Sudah tentu, ini penting bagi pekerja untuk mengetahui siapa atasan mereka tetapi sama pentingnya, jika tidak lebih penting bagi pemimpin perniagaan untuk melihat bagaimana mereka dapat merancang mesin operasi yang paling efisien. Sekiranya syarikat mempunyai pejabat pentadbiran, gudang dan pusat penjualan, adalah mustahak untuk menggariskan bagaimana unit-unit operasi secara bebas bekerjasama. Tidak ada yang lebih buruk bagi perniagaan kerana mempunyai satu unit utama melakukan sesuatu yang membutakan unit lain kerana komunikasi tidak jelas.

Lihat apa yang anda lakukan dan bagaimana anda melayani pelanggan anda. Pastikan setiap segmen dalam proses mempunyai akses dan kemas kini ke maklumat yang berkaitan untuk mencapai tujuan keseluruhan syarikat. Contohnya, jika pengurus kilang pembuatan tidak dapat membuat kuota unit bulanan kerana ribut yang menghalang pekerja masuk, pusat penjualan mesti dapat membuat pesanan sebarang kemungkinan berlakunya kelewatan. Tanpa laporan pengeluaran standard dihantar kepada CEO dan pengarah pusat penjualan, semua orang akan mengetahui masalahnya. Ini juga menjadikan CEO lebih cekap kerana dia tidak perlu membuat laporan untuk menyebarkannya kepada ketua jabatan lain.

Trend Model Organisasi

Trend yang menarik di pasaran korporat untuk perniagaan yang lebih kecil adalah penggunaan ruang pejabat yang bekerjasama. Walaupun ruang ini biasanya untuk syarikat yang tidak lebih daripada lima pekerja, selalunya syarikat permulaan ingin menjimatkan wang di ruang pejabat, mereka menunjukkan kisah yang sangat menarik tentang bagaimana syarikat ingin membuat struktur diri. Ruang pejabat kerja sama mungkin mempunyai pejabat individu, tetapi banyak ruang kerja kreatif mempunyai pelbagai perniagaan yang bekerja berdampingan dalam pelan lantai terbuka. Sebabnya ialah orang menjadi terinspirasi dan disegarkan oleh idea, perbualan dan maklum balas orang lain.

Walaupun ruang kerja sama tidak mengembangkan struktur korporat untuk mana-mana satu syarikat, ini menggambarkan kelebihan dinamika kerja yang rata di mana orang dianggap sama tetapi mungkin mempunyai bakat dan kemahiran masing-masing (biasanya di syarikat mereka sendiri dalam syarikat -ruang kerja). Pelan lantai terbuka ini bukan hanya untuk ruang kerja bersama. Facebook dan Apple adalah dua syarikat gergasi teknologi yang menjadikan keseluruhan konsep ini sebagai trend bagi banyak perniagaan. Walaupun sangat berjaya untuk budaya korporat mereka, serupa dengan Google, itu bukan untuk setiap syarikat.

Terdapat laporan bahawa seksisme dan bahkan kegelisahan dapat meningkat dalam konsep pelan lantai terbuka. Walaupun denah lantai bukan struktur organisasi itu sendiri, itu adalah perwujudan bagaimana organisasi berfungsi, jadi sangat penting untuk dipertimbangkan. Sebilangan orang berfungsi dengan lebih baik apabila mereka mempunyai persekitaran yang tenang. Yang lain berfungsi dengan lebih baik apabila mereka tidak merasakan 10 orang memandang ke atas bahu mereka. Ini juga boleh membawa kepada klik yang membawa kepada masalah moral keseluruhan di pejabat.

Perlu diingat bahawa anda boleh memiliki Model Garis dengan pendekatan hierarki yang sangat kuat dalam pelan lantai terbuka. Dengan kata lain, ini adalah ilusi persekitaran yang rata yang menyoroti siapa pemimpinnya. Walaupun struktur fizikal persekitaran terbuka berfungsi dengan baik dengan pasukan kecil yang dibahagikan kepada kawasan terbuka yang berbeza, struktur ini mungkin tidak sesuai dengan struktur yang lebih linear.

Menyusun semula Struktur Operasi Sedia Ada

Sekiranya anda telah menggariskan dan melaksanakan struktur operasi anda dan menyedari bahawa ia tidak berfungsi, jangan takut untuk kembali ke papan gambar. Ambil model yang ada menggunakan maklum balas dan analisis dari kepemimpinan anda dan tentukan di mana jurangnya. Sekiranya semua maklumat dikumpulkan di bahagian atas untuk diedarkan kepada mereka yang "perlu tahu," anda mungkin akan mengalami masalah berterusan. Data mungkin lambat mempengaruhi prestasi. Pengawasan mungkin menghalang seseorang daripada mendapatkan maklumat atau kemas kini yang sangat diperlukan. Penyesuaian dari Model Garis ke Model Fungsional mungkin semua yang perlu terjadi dengan semua orang mendapat maklumat ketika diteruskan dari satu jabatan ke jabatan yang lain.

Anda mungkin mendapati bahawa pasukan kecil tidak menyelesaikan tugas dengan tepat pada masanya. Satu pasukan sering mempunyai struktur rata dengan pakar. Anda mungkin perlu mengambil model ini dan menyesuaikannya agar setiap pasukan mempunyai tahap kewibawaan dan hierarki untuk memastikan produktiviti dan kebertanggungjawaban tetap tinggi. Ingatlah bahawa strategi apa pun yang Anda laksanakan di perusahaan anda adalah lancar, baik itu strategi pemasaran, strategi pertumbuhan atau bahkan strategi organisasi. Fluid bermaksud bahawa syarikat sentiasa bergerak, pasaran sentiasa berubah dan anda perlu dapat menyesuaikan cara anda melakukan sesuatu agar tetap berkesan dan menguntungkan.

Kadang kala anda hanya perlu mengubah model operasi. Ada masa lain anda perlu merombak keseluruhan struktur syarikat. Fikirkan bagaimana menggabungkan model dengan cara yang dimiliki oleh Google dapat membantu anda membina pasukan syarikat yang lebih kuat secara keseluruhan.

Petua

Laksanakan perubahan fasa besar untuk mengelakkan kakitangan yang ada dan membingungkan. Orang-orang terbiasa dengan satu kaedah untuk melakukan sesuatu dan merasa lebih mudah untuk membuat perubahan yang lebih kecil daripada keseluruhan pembaikan. Pelaksanaan fasa membantu mengurangkan rintangan integrasi.