Apakah Kod Lejar Umum?

Kod lejar umum adalah angka yang anda tetapkan pada entri debit atau kredit yang berbeza untuk menjadikan perakaunan lebih mudah dan berfungsi. Dengan memberikan angka untuk pelbagai jenis hutang atau penghutang, anda dapat menghabiskan lebih sedikit masa untuk memasukkan data, menyusun maklumat anda dengan cepat dan menyiapkan laporan mudah yang mungkin anda gunakan sekali atau kerap.

Buku Besar

Buku besar umum adalah senarai ringkas pendapatan dan perbelanjaan sebenar anda. Tidak seperti lembaran belanjawan yang menyenaraikan jangkaan pendapatan dan perbelanjaan anda, atau laporan penghutang atau hutang yang menunjukkan apa yang anda berhutang atau terhutang, lejar mencatat urus niaga hanya semasa ia berlaku. Walaupun anda hanya mempunyai satu akaun bank yang anda gunakan untuk perniagaan anda, ada baiknya anda menyimpan buku besar am untuk mengetahui kesilapan yang mungkin anda atau bank anda lakukan. Lakukan ini dengan melakukan pendamaian bulanan, atau perbandingan lejar anda dengan penyata bank anda.

Sekiranya anda menggunakan akaun cek, kad kredit dan kad kredit untuk membayar bil perniagaan anda, buku besar umum membolehkan anda menyimpan semua perbelanjaan anda dalam satu dokumen.

Menggunakan Kod Lejar

Kod lejar adalah angka yang anda gunakan untuk menetapkan jenis pembayaran atau penghutang mengikut jenis. Sebagai contoh, anda mungkin menetapkan pembayaran telefon anda dengan kod 100. Pembayaran elektrik anda mungkin 101. Pada bila-bila masa, anda boleh menyusun dokumen anda dengan kod lejar untuk melihat berapa banyak yang telah anda bayar untuk telefon atau utiliti.

Menetapkan Kod Lejar

Cara paling mudah untuk menetapkan kod lejar umum adalah bermula dengan angka, seperti 100, dengan menetapkan setiap kategori kredit atau debit angka yang menambah satu angka lagi ke nombor tersebut. Dalam contoh ini, lima kod pertama anda adalah 100, 101, 102, 103 dan 104. Untuk menjadikan kod anda lebih bermanfaat, berikan angka makna khusus untuk menyusun lebih mudah.

Contohnya, mulakan semua kategori debit dengan angka 1 dan semua kategori kredit dengan angka 2. Dua kod debit pertama anda mungkin 100 dan 101, dan dua kod kredit pertama anda adalah 200 dan 201. Ini akan membantu anda dengan cepat mencari semua debit atau kredit anda. Tambahkan angka tambahan untuk mengelompokkan kategori pendapatan dan perbelanjaan lain.

Contoh Pengekodan dalam Penggunaan

Sekiranya anda menjual iklan cetak majalah, sepanduk di laman web anda dan anda menyewa senarai edaran anda, anda boleh menentukan semua pendapatan cetak dengan angka 2 setelah angka kod kredit pertama anda, pendapatan sepanduk anda dengan 3 dan nombor senarai anda dengan angka 4. Dalam dalam kes ini, penyertaan anda untuk iklan cetak ialah 120, untuk iklan sepanduk 130, dan untuk penyenaraian senarai 140. Anda boleh terus melanjutkannya.

Contohnya, jika anda menjual iklan cetak berwarna dan hitam-putih, anda boleh menetapkan angka ketiga kod anda menjadi 1 untuk iklan warna dan 2 untuk iklan hitam dan putih. Sekiranya anda menggunakan kod empat angka, kod anda untuk iklan cetak berwarna adalah 1210 dan kod anda untuk iklan hitam-putih adalah 1220. Ini membolehkan anda menentukan jumlah penjualan cetakan anda dengan cepat dan menguraikan berapa banyak yang berasal dari iklan warna.

Nama Vs. Nombor

Daripada menggantikan kod lejar untuk perkataan deskriptif, sertakan keduanya. Walaupun anda tahu bahawa kod lejar 130 bermaksud pendapatan iklan sepanduk, penjaga buku atau penyedia cukai baru atau pengganti mungkin tidak mengetahui kod anda. Sekiranya anda atau penjaga buku sementara salah menyenaraikan entri anda, mempunyai kata-kata di sebelah masing-masing dapat membantu anda memperbaiki kesilapan dengan cepat.

Menyusun / Jumlah / Purata

Selain menggunakan kod lejar untuk menjalankan laporan sekali sahaja, gunakannya untuk membuat jumlah dan purata untuk kategori pendapatan dan perbelanjaan. Ini membuat kemas kini masa nyata setiap kali anda membuat entri. Sebagai contoh, dengan mengesan jumlah perbelanjaan telefon atau perbelanjaan bekalan pejabat bulanan rata-rata dengan sel "Jumlah" dan "Purata" membolehkan anda membandingkan prestasi semasa dengan anggaran anda tanpa perlu menjalankan laporan yang berasingan.

Contoh Carta Akaun

Sekiranya anda ragu-ragu mengenai kemampuan anda untuk mengatur sistem kod buku besar, pertimbangkan untuk menyewa penjaga buku atau akauntan secara sementara untuk menyiapkan sistem atau perisian pembukuan anda. Penyelenggaraan sistem yang ada umumnya lebih mudah daripada membina dari bawah ke atas.

Contoh Akaun Tunai:

  • 1110 Tunai di Bank
  • 1120 Wang Tunai Kecil

Contoh Akaun Hasil:

  • 2110 Pendapatan Terakru

  • 2120 Pendapatan Tunai
  • 2130 Pendapatan Tanpa Wang Tunai

  • 2140 Sumber Pembiayaan Lain

Contoh Hutang Jangka Pendek:

  • 3110 Akaun Belum Bayar
  • 3120 Bayaran Faedah
  • 3130 Tuntutan dan Hutang Yang Perlu Dibayar

  • 3140 Kontrak Hutang