Cara Menangani Kumpulan dalam E-mel

Menghadapi sekumpulan orang dalam e-mel memerlukan sedikit perancangan awal. Sebagai pemilik perniagaan kecil, anda perlu mempertimbangkan privasi penerima anda, undang-undang yang mengatur e-mel komersial, etika yang diperlukan sejauh mana yang dialamatkan, dan bagaimana anda menulis kepada mereka. Sekiranya anda merancang untuk menghantar e-mel masa depan ke kumpulan yang sama, anda boleh menyiapkan senarai kumpulan di kebanyakan klien seperti Microsoft Outlook untuk digunakan sebagai senarai pengedaran.

Kepada, CC atau BCC

1

Bayangkan anda berada di dalam bilik dengan semua orang yang akan menerima e-mel kumpulan anda. Pertimbangkan hubungan mereka dengan anda, satu sama lain, dan kepentingan mereka dalam maklumat yang anda kirimkan.

2

Letakkan nama anda sendiri di medan "To", dan letakkan nama ahli kumpulan di medan "BCC" (Blind Carbon Copy) sekiranya orang-orang ini belum saling mengenali. Semua maklumat yang dimasukkan dalam bidang BCC ditekan, jadi tidak ada yang akan melihat nama atau alamat e-mel kecuali milik anda. Ini sesuai, sebagai contoh, jika anda menghantar e-mel kepada semua pelanggan anda. Ingat bahawa privasi mengatasi semua etika e-mel yang lain.

3

Masukkan nama semua orang yang anda tuju secara langsung di medan "Kepada". Ini sesuai, misalnya, jika anda mengirim pesan kepada semua pekerja anda mengenai perubahan waktu pejabat. Melihat nama mereka di medan "Kepada" memberitahu pekerja ini bahawa e-mel ditujukan kepada mereka masing-masing.

4

Masukkan nama orang yang tidak dialamatkan secara langsung dalam mesej anda tetapi siapa yang harus diberitahu mengenai mesej tersebut di medan "CC". Contohnya, jika anda menghantar mesej kepada pelanggan dan anda mahu wakil jualan terus diperhatikan, anda akan memasukkan nama wakil penjualan di bidang CC.

5

Gunakan bidang BCC dengan budi bicara semasa anda memasukkan orang lain dalam bidang Kepada atau CC. Ini mungkin sesuai, misalnya, jika anda mengirim pesan kepada pelanggan dan pembekal atau rakan perniagaan meminta untuk diberitahu tanpa pelanggan menyadarinya.

Menghadapi Penerima

1

Gunakan salam umum pada baris pertama e-mel, seperti "Salam" atau "Selamat Hari" ketika menangani beberapa penerima. Sekiranya semua penerima mempunyai hubungan yang sama dengan anda, hubungi mereka secara sama - misalnya, "Pelanggan yang Dihormati" atau "Pekerja Perhatian." Ini adalah petunjuk penting kepada penerima bahawa ini adalah mesej kumpulan yang dihantar kepada beberapa individu.

2

Beri tahu orang di bidang "Kepada" dengan nama jika hanya ada satu orang di bidang ini dan yang lain dihantar salinan karbon. Ini memberitahu orang itu bahawa e-mel ditujukan kepadanya, sementara orang lain akan segera mengetahui bahawa mereka menerima salinan karbon.

3

Tuliskan mesej dengan gaya yang sesuai untuk orang atau orang yang dialamatkan, seolah-olah anda berbicara dengan mereka di depan umum di hadapan orang lain.

4

Tandatangani e-mel seperti biasa untuk komunikasi antara pejabat. Sekiranya ada penerima di luar tempat kerja anda, gunakan nama penuh dan nama syarikat anda, serta alamat dan nombor telefon anda. Perlu diingat bahawa tindakan CAN-SPAM berlaku untuk semua e-mel komersial yang dihantar di luar perniagaan anda.

Membuat Kumpulan Kenalan di Microsoft Outlook

1

Lancarkan Microsoft Outlook dan pilih "Kumpulan Kenalan Baru" dari bahagian "Baru" pada tab Laman Utama.

2

Taipkan nama untuk kumpulan di medan "Nama". Pilih "Tambah Ahli" dari kumpulan "Ahli" pada tab Kumpulan Kenalan.

3

Pilih "Dari Kenalan Outlook", "Dari Buku Alamat" atau "E-mel Baru" seperti yang dikehendaki. Untuk menambahkan kenalan e-mel baru, anda boleh mengetik maklumat di kotak dialog "Tambah Anggota Baru". Untuk kaedah lain, pilih nama dari senarai.

4

Taipkan nama kumpulan di medan "Kepada", "CC" atau "BCC" pada mesej e-mel anda.