Apakah Borang Permintaan Pembelian?

Perniagaan kecil sering dilancarkan dengan anggaran yang sedikit. Ini menjadikan pengendalian kos penting untuk kesihatan jangka panjang syarikat. Salah satu cara untuk mengurangkan perbelanjaan dan mendorong perbelanjaan yang bertanggungjawab adalah dengan mengembangkan proses permintaan dalaman untuk semua pembelian baru.

Borang Permintaan Pembelian

Borang permintaan pembelian adalah dokumen dalaman yang digunakan pekerja untuk meminta pembelian barang tertentu. Pekerja menerangkan produk dan mengapa ia diperlukan. Borang ini kemudian dihantar kepada individu dan jabatan lain dalam syarikat untuk semakan dan kelulusan.

Proses Permintaan

Proses permintaan adalah proses dalaman dan berbeza antara syarikat. Walau bagaimanapun, proses permintaan pembelian biasa mungkin berfungsi seperti ini:

  1. Seorang pekerja memerlukan komputer riba baru dan memperoleh borang permintaan. Dia menerangkan komputer riba yang dia mahukan dan, jika perlu, menjelaskan mengapa dia memerlukannya. Dia kemudian meminta ketua jabatannya menandatangani borang permintaan.

  2. Setelah penyelia menandatangani borang, borang tersebut mungkin akan dihantar ke jabatan IT, supaya pakar jabatan dapat memastikan komputer itu serasi dengan sistem syarikat dan memenuhi piawaian keselamatan data.

  3. Setelah mendapat kelulusan IT, permintaan akan dihantar ke bahagian pembelian. Kakitangan jabatan mendapatkan komputer dari beberapa peruncit dan memilih untuk membelinya dari peruncit yang menawarkan harga terbaik. Jabatan pembelian mengeluarkan pesanan pembelian kepada vendor.

Kelebihan Proses Permintaan

Terdapat beberapa kelebihan untuk proses permintaan, bahkan untuk perniagaan kecil:

  • Ketelusan: Proses permintaan memerlukan pekerja dan penyelia mereka untuk membenarkan pembelian. Proses mudah menulis mengapa produk tertentu diperlukan dapat mengurangkan pembelian yang tidak perlu. Ia juga dapat meminimumkan pengeluaran berlebihan pada barang-barang yang mahal apabila produk yang lebih murah dapat memenuhi keperluan syarikat.

  • Fungsi dan keserasian: Beberapa produk, terutamanya elektronik perisian, mungkin tidak sesuai dengan peralatan dan sistem syarikat semasa. Dengan menghendaki ketua jabatan lain yang relevan untuk menandatangani pembelian, perniagaan mengurangkan atau menghilangkan keperluan untuk mengembalikan produk apabila didapati bahawa ia tidak sesuai untuk syarikat.

  • Mendapatkan tawaran terbaik: Jabatan pembelian, atau pegawai pembelian, dapat menjalin hubungan dengan vendor dan mendapatkan harga pilihan pada banyak produk.

Pertimbangan Proses Permintaan Lain

Beberapa syarikat tidak memerlukan borang permintaan untuk semua pembelian. Sebagai contoh, perniagaan boleh memutuskan bahawa pembelian barang yang berharga di bawah $ 100 dan bukan perisian, komputer atau periferal dapat diluluskan dan dipesan secara langsung oleh pengurus jabatan. Proses permintaan mungkin berlebihan untuk perniagaan yang sangat kecil, dengan hanya satu atau dua pekerja. Namun, semasa perniagaan berkembang, mengkaji proses pembelian, dan melaksanakan proses baru, selalu menjadi idea yang baik.