Kelebihan & Kekurangan Perakaunan Berkomputer

Program perisian perakaunan berkomputer telah membuat banyak kemajuan selama ini. Program-program ini menjadikan kehidupan lebih mudah bagi pemilik perniagaan dalam hal mengurus perbelanjaan, menyiapkan cukai dan melihat pertumbuhan pendapatan. Program perisian perakaunan telah menjadi biasa, terdapat kelebihan dan kekurangan untuk bergantung pada komputer untuk semua perakaunan.

Kelebihan: Kesederhanaan

Sebilangan besar pemilik perniagaan bukan akauntan atau pembukuan mengikut perdagangan dan merasa sukar untuk melakukan kebanyakan tugas perakaunan. Di sinilah program perisian perakaunan memberi kelebihan kepada pemilik perniagaan. Pelbagai program perisian perakaunan mesra pengguna. Pemilik perniagaan boleh berkeliling untuk mencari program yang mudah dipasang, dipelajari dan digunakan. Banyak program memberikan arahan untuk jenis data yang harus dimasukkan di setiap bahagian. Setelah sistem dibuat dengan akaun bank, hutang dan vendor, pemilik perniagaan hanya perlu mengemas kini maklumat ketika masuk.

Kelebihan: Kebolehpercayaan

Sebilangan besar program perisian utama menjadikan penggunaan program ini mudah. Matematiknya tepat dan boleh dipercayai, jadi pemilik perniagaan dapat menentukan dana yang ada dengan tepat pada bila-bila masa.

Kelebihan: Keberkesanan Kos

Mengupah penjaga buku di dalam rumah atau melakukan kerja penyumberan luar kepada penjaga buku atau firma perakaunan boleh menjadi mahal. Program perisian mempunyai biaya awal dan mungkin memerlukan kontrak dengan penjaga buku untuk membuat akun dan melatih pemilik perniagaan untuk menggunakan program ini, tetapi dengan cepat menjadi efektif dari segi biaya. Pemiliknya tidak perlu membayar apa-apa selain pembelian dan penyediaan perisian. Sebilangan besar program berfungsi dengan sistem operasi selama bertahun-tahun dan hanya kadang-kadang memerlukan peningkatan yang murah.

Kelebihan: Keupayaan Bekerjasama

Banyak program perisian yang membolehkan pemilik perniagaan menetapkan izin yang memberikan akses kepada data kepada penjaga buku atau akauntan luar. Pemilik perniagaan boleh menyegerakkan maklumat dengan akaun bank dan kredit dan mengimport data dengan satu klik tetikus. Ini membolehkan pemilik perniagaan mendamaikan akaun dengan cepat dan mengimport maklumat yang betul yang perlu disemak oleh penasihat utama.

Pemilik perniagaan harus mengkaji pilihan terbaik untuk perniagaan. Pertimbangkan sandaran sama ada di awan atau pada cakera keras yang berasingan untuk mengekalkan rekod yang tepat sekiranya masalah timbul.

Kekurangan: Potensi Penipuan

Ketergantungan pada komputer kadang-kadang membawa kepada masalah yang lebih besar. Dengan lebih banyak data perisian disimpan di awan, ada lebih banyak peluang bagi penggodam untuk mendapatkan data kewangan perniagaan anda dan menggunakannya. Ini meletakkan aset berisiko dan menimbulkan kewajiban yang berpotensi jika penggodam menggunakan pengenalan cukai majikan untuk membuka kad kredit dan pinjaman perniagaan. Terdapat juga risiko seseorang dalam perniagaan mengakses maklumat, mungkin mencuri wang dari simpanan harian dan mengubah data dalam program. Pemilik perniagaan mesti rajin melindungi maklumat kewangan.

Kekurangan: Masalah Teknikal

Semasa berurusan dengan komputer, masalah boleh timbul. Anda mungkin melengkapkan data akhir tahun untuk akauntan anda dan mengalami gangguan bekalan elektrik. Komputer mungkin mendapat virus dan gagal. Terdapat juga potensi pengguna melakukan tugas perisian dengan tidak betul yang tidak mereka kenal. Sekiranya pengguna cuba melakukan satu perkara tetapi secara tidak sengaja melakukan perkara lain, mungkin diperlukan beberapa usaha untuk membatalkan ralat.

Kekurangan: Maklumat Tidak Betul

Rekod pembukuan hanya sebaik data dimasukkan ke dalam sistem. Pemilik perniagaan yang tidak meluangkan masa untuk menetapkan kategori akaun dengan betul boleh memasukkan data dan menghasilkan laporan yang tidak tepat.

Pemilik perniagaan boleh melakukan banyak perkara untuk mengatasi kekurangan dan potensi masalah yang berkaitan dengan perakaunan berkomputer dengan perancangan dan penyatuan perisian yang betul. Meluangkan masa untuk membuatnya dengan betul lebih mudah dan lebih murah daripada cuba mengundurkan diri kerana ketika masalah berlaku.