Ciri-ciri Sistem Pengurusan Maklumat

Sistem pengurusan maklumat mengumpulkan dan menguruskan data yang disimpan dalam pelbagai format dan menjadikannya mudah diakses oleh orang yang memerlukannya. Selalunya, perniagaan kecil hanya perlu menguruskan dokumen pejabat dan hamparan dan menyediakannya kepada pekerja. Orang lain mungkin perlu mengumpulkan dan mengurus maklumat terperinci mengenai data pelanggan. Masih sistem pengurusan maklumat lain menjadikan data tersedia untuk organisasi besar atau bahkan masyarakat umum melalui laman web.

Tanpa menghiraukan keperluan organisasi, sistem pengurusan maklumat yang baik harus dapat mengumpulkan dan menyimpan dan mengurus data dalam format yang anda perlukan dan menyampaikan maklumat seperti yang diperlukan pada platform yang sesuai kepada orang yang memerlukannya.

Memahami Sistem Pengurusan Maklumat

Daripada satu pakej perisian, fikirkan sistem pengurusan maklumat sebagai sistem peraturan yang ditetapkan oleh syarikat anda untuk menentukan bagaimana pekerja mengumpulkan, menyimpan dan mengakses maklumat. Sekiranya perniagaan anda pada masa ini menggunakan banyak produk yang berbeza yang tidak berkomunikasi antara satu sama lain, anda mungkin memerlukan bantuan pakar, seperti penjual semula nilai tambah, untuk mengintegrasikan data anda sebelum anda dapat meletakkan sistem pengurusan maklumat.

Maklumat Perlu Dikumpulkan dan Disimpan

Sebilangan besar syarikat mempunyai maklumat dalam pelbagai format yang tersimpan di lebih dari satu tempat. Sebilangan fail mungkin disimpan di pelayan syarikat, sementara yang lain disimpan secara tempatan di desktop dan komputer riba, sementara yang lain disimpan di awan, dengan perkhidmatan seperti Google Drive atau Microsoft OneDrive. Alat khusus, seperti perisian Pengurusan Hubungan Pelanggan (CRM) atau perisian pengurusan inventori dapat menyimpan maklumat yang tidak bergantung pada sistem lain.

Sistem pengurusan maklumat memusatkan maklumat sehingga tidak diduplikasi di tempat yang berbeza atau dalam format yang berbeza, yang sering menyebabkan versi dokumen yang sedikit berbeza dapat diakses oleh orang yang berlainan pada waktu yang berlainan.

Contoh : Sekiranya anda mempunyai perisian CRM, semua maklumat pelanggan harus disimpan di sana dan tidak digandakan di tempat lain. Dokumen dan spreadsheet harus ada di pelayan syarikat atau dalam penyelesaian awan, di mana mereka dapat diakses oleh semua orang, disandarkan dan diamankan.

Maklumat Harus Dikendalikan

Pengurus harus mempunyai akses ke semua maklumat syarikat yang diperlukan oleh jabatan mereka. Mereka harus dapat menyetujui atau menolak perubahan pada dokumen semasa dan juga pembuatan dokumen baru. Data harus disandarkan sehingga jika file dihapus atau dikompromikan, file dapat dipulihkan. Akses data juga harus dibatasi sehingga hanya mereka yang memerlukannya yang dapat menggunakannya.

Contoh: Sekiranya pekerja membuat perubahan pada surat biasa yang dikirimkan kepada pelanggan, pengurus dapat menyemak dan menyetujui perubahan tersebut, atau mengembalikan dokumen ke versi sebelumnya. Ini adalah ciri standard dalam sistem seperti Google Drive, OneDrive dan Microsoft SharePoint, di mana pemilik dokumen dapat menyetujui atau menolak perubahan serta untuk membatasi kemampuan penyuntingan dan kemampuan untuk mengakses maklumat kepada orang tertentu.

Maklumat mesti diakses

Bagi sebilangan kecil perniagaan, hanya memerlukan maklumat yang dapat diakses di komputer syarikat sahaja. Tetapi hari ini, semakin banyak perniagaan memerlukan maklumat untuk diakses di luar laman web, begitu juga pada tablet dan telefon pintar. Ini dapat dicapai dengan membuat maklumat dapat diakses melalui pelayan web yang selamat dan, dalam banyak keadaan, melalui aplikasi mudah alih.

Contoh: Dengan menggunakan Microsoft Sharepoint, anda boleh menyediakan laman web portal syarikat yang hanya digunakan oleh pekerja. Pengurus dapat mengatur aliran kerja untuk projek untuk memastikan semua orang menyumbang apabila diperlukan. Pengurus juga dapat menetapkan syarat kelulusan untuk halaman yang diterbitkan di portal syarikat dan menetapkan izin kepada pekerja atau kumpulan tertentu untuk memastikan bahawa perubahan hanya dibuat oleh orang yang diberi kuasa untuk melakukannya. Semua orang dapat mengakses maklumat melalui penyemak imbas web atau melalui aplikasi SharePoint pada tablet dan telefon pintar mereka.