Cara Mengemukakan Sampul Surat ke Jabatan dalam Perniagaan

Hampir satu perempat daripada semua surat yang melalui Perkhidmatan Pos Amerika Syarikat (USPS) mempunyai kesilapan dalam alamat yang menyukarkan penghantaran, menyebabkan kelewatan dan kos masa dan wang pejabat pos, menurut USE.com PostalExplorer alat dalam talian. Penulis surat sering salah memahami susunan garis alamat yang betul, termasuk garis perhatian USPS, di mana jabatan perniagaan harus ditulis. Petunjuk: Ia tidak berada di sudut kiri bawah sampul surat.

Letakkan Alamat dalam Kedudukan yang Betul

Di sudut kiri atas sampul surat, tulis alamat pengembalian anda: nama, nama syarikat anda, alamat jalan atau Peti Surat, dan bandar, negeri dan poskod. Sekarang cari titik tengah sampul surat dan gerakkan satu ruang ke kanan; di sinilah baris pertama alamat penerima pergi. Pastikan anda menulis alamat selari dengan sisi terpanjang sampul surat. Baris pertama alamat disebut nama atau garis perhatian. Sekiranya anda menghantarnya ke jabatan tertentu dan bukannya orang tertentu, letakkan jabatan tersebut di baris pertama. Anda boleh menulis "Perhatian" atau singkatannya "ATTN", tetapi tidak perlu.

Mesin baca mel automatik USPS membaca alamat dari bawah ke atas, bermula dengan bandar, negeri dan poskod. Seterusnya, mesin mencari alamat jalan atau nombor Peti Surat, kemudian nama syarikat, dan terakhir, penerima terakhirnya, sama ada orang atau jabatan. Ketika pegawai pos biasa menyusun surat, tidak menjadi masalah jika anda menulis "ATTN: M. Murdock" di sudut kiri bawah, tetapi hari ini membingungkan mesin, atau mereka tidak melihatnya kerana sudah habis kawasan imbasan mereka.

Contoh alamat standard yang betul yang mudah dibaca oleh mesin automatik adalah:

  1. Nama atau jabatan: JABATAN PEMASARAN
  2. Nama perniagaan: HOMETOWN CONFECTIONS INC
  3. Alamat jalan: 6300 PARKS ST
  4. Bandar, negeri, poskod: FREDERICK MD 21702

Menulis kepada Orang, Jabatan atau Kedua-duanya

Sekiranya anda ingin menghubungi seseorang, lakukan sebaliknya daripada jabatan dan tambahkan gelaran orang itu jika anda mengetahuinya. Contohnya: PENGARAH PEMASARAN MS ANNA DREW. Sekiranya tidak sesuai pada satu baris, pindahkan tajuk ke baris kedua. Menambah JABATAN PEMASARAN adalah berlebihan dalam kes ini, jadi tinggalkan. Sekiranya anda tidak mengetahui gelaran orang itu, anda boleh menulis MS ANNA DREW pada baris pertama dan JABATAN PEMASARAN pada baris kedua jika syarikat itu cukup besar sehingga anda tidak menyangka surat itu akan sampai kepada penerima tanpa menamakan jabatan tersebut.

Gunakan Semua Tudung dan Tanda baca Jatuhkan

Mesin automatik USPS dapat membaca dengan cepat dan mudah jika anda menggunakan SEMUA CAPS dan tidak ada tanda baca sama sekali. Seperti kebanyakan orang, anda mungkin dilatih untuk menulis alamat sebagai "Bandar, Negeri, (dua ruang) dan kemudian poskod." Walau bagaimanapun, cara yang betul untuk membaca mesin yang tepat adalah "Bandar (satu ruang, tanpa koma) Nyatakan (dua ruang) Poskod." Gunakan singkatan dua huruf yang ditetapkan oleh USPS untuk setiap keadaan, seperti yang ditunjukkan dalam Kamus Anda. Perhatikan bahawa ini berbeza dengan singkatan tradisional negara yang masih digunakan dalam artikel surat khabar dan penulisan rasmi. Sebagai contoh:

  • Tulis PA bukan Pa.
  • Tulis RI bukan RI
  • Tulis ND bukan N. Dak.

Ikuti Peraturan Tambahan untuk Penyampaian yang Tepat

The USPS.com PostalExplorer memberikan garis panduan tambahan untuk membantu memastikan surat anda sampai ke tempat yang anda inginkan:

  • Kiri-membenarkan semua baris alamat.
  • Gunakan fon ringkas dan sekurang-kurangnya jenis 10 mata.
  • Pastikan anda menyertakan arah seperti N, SE atau W. Alamat yang sama terdapat di hujung utara dan selatan jalan.

  • Pastikan alamat ditunjukkan dengan betul melalui tingkap sampul atau label.
  • Gunakan dakwat hitam di atas kertas putih atau berwarna terang yang lain. Jangan sekali-kali menggunakan pencetakan terbalik seperti putih pada kertas gelap.
  • Letakkan nombor suite atau apartmen di baris di atas alamat jalan jika semuanya tidak sesuai pada satu baris.