Garis Panduan Manual Prosedur Penulisan

Manual prosedur adalah alat yang berguna untuk pelbagai pengaturan pekerjaan. Sama ada pekerja perlu mengetahui cara mengoperasikan mesin fotokopi atau bagaimana menyelesaikan latihan kesihatan dan keselamatan yang diperlukan, manual prosedur dapat memberikan gambaran keseluruhan langkah-langkahnya. Banyak majikan merancang manual "polisi dan prosedur" gabungan, tetapi penting untuk mengenali perbezaannya: dasar mencerminkan peraturan, sementara prosedur mencerminkan proses dan cara menyelesaikannya. Dalam menyusun manual prosedur yang berkesan, penting untuk memusatkan perhatian pada prosedur itu sendiri dan memberikan maklumat yang akan lebih berguna kepada pekerja untuk mencapainya.

Kualiti

Manual prosedur harus mudah dibaca dan digunakan. Manual prosedur yang memerlukan manual prosedurnya sendiri untuk membacanya tidak banyak digunakan oleh pekerja mana pun. Selain itu, manual prosedur harus konsisten dalam semua elemen, termasuk gaya, reka bentuk dan maklumat. Manual prosedur direka untuk membantu orang lain menyelesaikan tugas tertentu, jadi harus ditulis dengan mempertimbangkan pembaca. Proses yang dijelaskan harus jelas dan logik, agar semua pembaca dapat mengikuti prosedur tanpa kesukaran.

ciri-ciri

Manual prosedur akan berbeza dalam ciri-ciri tertentu, berdasarkan jenis maklumat yang terperinci. Namun, sebahagian besarnya, manual prosedur yang berkesan adalah yang mempunyai format yang jelas dan konsisten sehingga pembaca tahu mengikuti bahan tersebut. Perenggan harus bermula dan berakhir tanpa kekeliruan, dan pembaca tidak perlu bertanya-tanya di mana satu langkah berakhir dan langkah lain bermula. Dalam menerangkan langkah-langkah, penulis harus menggunakan kata kerja tindakan yang kuat untuk memastikan bahawa pembaca tahu dengan tepat apa yang harus dilakukan, dan mereka harus memberikan penjelasan dan pilihan jika sesuai. Segala ikon, gambar atau grafik / carta harus jelas difahami dan mudah diikuti.

Gaya penulisan

Gaya penulisan untuk manual prosedur harus bergantung pada bahasa yang jelas dan ringkas. Semua maklumat prosedur harus tepat, dan sebarang akronim harus dijelaskan dengan penjelasan dalam kurungan - misalnya, "Pentadbiran Makanan dan Dadah (FDA)." Dalam manual prosedur yang akan beredar untuk beberapa waktu, hindarkan penggunaan maklumat khusus yang mungkin cepat usang. Bahasa teknikal dan jargon yang tidak biasa bagi kebanyakan orang harus dielakkan.

Reka bentuk

Reka bentuk manual prosedur akan sangat bergantung pada jenis prosedur yang digariskan, tetapi beberapa cadangan reka bentuk berlaku untuk semua manual prosedur. Manual prosedur yang baik menggunakan banyak ruang kosong. Maksudnya, manual ini tidak dibebani dengan cetakan melainkan menawarkan banyak lekukan dan jeda perenggan untuk mengelakkan menakutkan pembaca. Manual prosedur yang berkesan juga mempunyai tajuk dan sub-tajuk yang jelas, serta label lain yang sesuai dan menggariskan banyak perkara.

Tanggungjawab

Mereka yang bertanggungjawab untuk menulis manual prosedur juga bertanggungjawab untuk menyemaknya secara berkala. Sekiranya bahan menjadi tidak relevan, ia mesti dikeluarkan atau dikemas kini. Sekiranya maklumat itu tidak berkesan dalam membantu pekerja, manual tersebut harus disemak dan diperbaiki. Manual prosedur hanya berguna seperti karya yang membolehkan pembaca menyelesaikannya, dan jika manual gagal melakukannya, penulis mempunyai tanggungjawab untuk mengubahnya.