5 Jenis Dokumen Perniagaan

Sebuah syarikat menggunakan dokumen untuk berkomunikasi, menjalankan perniagaan dan menganalisis produktiviti. Dokumen perniagaan bermula dari pesanan e-mel ringkas hingga perjanjian undang-undang yang rumit. Beberapa dokumen disediakan oleh pekerja dan pemilik perniagaan, sementara yang lain disusun oleh profesional dari luar syarikat, seperti akauntan dan peguam. Oleh kerana dokumen memberikan bukti urus niaga organisasi dan boleh dirujuk selama bertahun-tahun yang akan datang, penting untuk ditulis dengan baik.

E-mel dan Memorandum

Rakan sekerja biasanya menggunakan e-mel untuk menyampaikan maklumat antara satu sama lain. Sebelum e-mel menjadi lazim, memorandum digunakan untuk mesej intra-pejabat. Memo masih digunakan dalam situasi di mana pesan dimaksudkan untuk menyertai file tertentu dan dalam kes yang memerlukan lebih banyak privasi daripada e-mel.

Memo dan e-mel mengenal pasti pengirim dan penerima serta mengandungi baris subjek. Teks diformat dalam satu atau lebih perenggan.

Surat Perniagaan untuk Komunikasi Luar

Surat perniagaan digunakan untuk berkomunikasi dengan individu di luar pejabat. Penerima boleh merangkumi pelanggan, rakan sekerja dalam perniagaan lain, penyedia perkhidmatan, profesional yang menasihati perniagaan, pegawai kerajaan dan pemohon pekerjaan. Surat perniagaan biasanya diformat dalam gaya blok, di mana semua elemen surat, kecuali kepala surat, diselaraskan dengan margin kiri.

Ia boleh dihantar melalui e-mel atau dihantar melalui pos. Sekiranya surat dihantar dalam teks e-mel, pengirim akan menyertakan nama, jawatan dan maklumat hubungannya di bahagian bawah e-mel.

Laporan Perniagaan untuk Menyampaikan Maklumat

Laporan perniagaan menyampaikan maklumat dalam format yang lebih formal dan biasanya lebih panjang daripada sepucuk surat. Laporan meliputi pelbagai topik, seperti kepatuhan keselamatan, angka penjualan, data kewangan, kajian kemungkinan dan rancangan pemasaran. Mereka mungkin merangkumi statistik, grafik, grafik, gambar, kajian kes dan hasil tinjauan. Beberapa laporan diterbitkan untuk kepentingan pelabur. Sekiranya laporan berkala, seperti laporan penjualan bulanan, templat digunakan untuk kemudahan dan untuk membolehkan perbandingan dengan laporan sebelumnya.

Dokumen Transaksional untuk Menjalankan Perniagaan dengan Pelanggan

Sebuah syarikat menggunakan dokumen untuk menjalankan perniagaan dengan pelanggannya. Untuk menjimatkan masa, dokumen-dokumen ini dapat diformat sebagai bentuk, seperti formulir pesanan, halaman pengiriman, invois atau resit. Jenis dokumen urus niaga yang digunakan agak berbeza mengikut sifat perniagaan. Ejen insurans, misalnya, menghasilkan aplikasi dan polisi insurans, sementara pemberi pinjaman menggunakan aplikasi pinjaman dan dokumen gadai janji.

Di beberapa bidang, perniagaan membuat perjanjian dan kontrak dengan yang lain; dokumen-dokumen ini mungkin digubal oleh peguam syarikat.

Dokumen Kewangan untuk Menguruskan Perniagaan

Perniagaan menggunakan dokumen kewangan untuk tetap sesuai dengan anggarannya, menyediakan cadangan belanjawan dan mengemukakan penyata cukai. Dokumen-dokumen ini merangkumi rekod penerimaan, laporan gaji, bil berbayar, penyata bank, penyata pendapatan, kunci kira-kira dan borang pelaporan cukai. Dokumen-dokumen ini mungkin disediakan oleh akauntan syarikat.

Pemilik perniagaan menggunakan dokumen-dokumen ini untuk menentukan kejayaan kewangan syarikat dan untuk mengenal pasti bidang yang tidak produktif. Ketua jabatan mungkin menggunakan dokumen kewangan untuk menyiapkan cadangan anggaran.