Contoh Masalah Komunikasi di Tempat Kerja

Masalah komunikasi di tempat kerja boleh memberi kesan negatif terhadap semangat, produktiviti dan hubungan kerja antara jabatan. Apabila tidak diperiksa, masalah komunikasi yang berterusan berpotensi mengurangkan keuntungan, meningkatkan perolehan dan menyebabkan kesilapan yang memberi kesan negatif terhadap imej awam syarikat. Mengenali dan menangani masalah biasa dapat mengatasi masalah sebelum mereka tidak dapat mengatasi masalah. Perhatikan masalah komunikasi di tempat kerja yang biasa dan selesaikannya dengan cepat.

Gagal Berkomunikasi Sepenuhnya

Di tempat kerja yang dikuasai oleh balasan pantas melalui teks dan e-mel, perincian dapat hilang, diabaikan atau disalahpahami. Menjawab "ya" untuk serangkaian soalan dalam e-mel tidak jelas. Menjawab "OK" ketika ditanya apakah anda dapat meninjau dokumen tidak menjawab pertanyaan di mana dokumen itu berada, jenis tinjauan apa yang diminta, atau kapan suntingan harus dikembalikan.

Penyelesaian: Jadikan permintaan e-mel jelas dan terperinci dan buat respons lengkap dan menyeluruh. Sebelum anda menekan Hantar, tanyakan pada diri sendiri:

  • Adakah saya menjawab setiap soalan dengan lengkap?

  • Adakah penerima akan mempunyai soalan yang luar biasa setelah membaca e-mel saya?

Menganggap Orang Lain Mempunyai Bola

Apabila anda menjadi sebahagian daripada sesi sumbang saran kumpulan, e-mel kumpulan atau projek kumpulan, selalu ada potensi untuk menganggap orang lain mempunyai tugas yang dilindungi. Apabila semua orang menganggap orang lain menangani sesuatu, bola pasti akan dijatuhkan, yang membawa ke penunjuk jari, kesalahan dan ketinggalan tarikh akhir.

Penyelesaian: Dalam dinamika kumpulan mana pun, perlu ada orang yang tepat untuk menetapkan dan menjelaskan peranan pada akhir perbincangan atau perbahasan. E-mel kumpulan yang menjelaskan siapa yang melakukan apa dan kapan melancarkan inisiatif kumpulan.

Gagal Mengedit Sendiri

Penyuntingan sendiri adalah teknik perniagaan yang baik untuk dipelajari dalam bentuk tulisan dan lisan. Kegagalan untuk mempertimbangkan apa yang hendak anda tulis atau katakan boleh menyebabkan gangguan komunikasi, sama ada kerana anda tidak mengartikulasikan sepenuhnya fikiran anda atau kerana anda bertindak balas tanpa berfikir, yang menyebabkan perasaan dan salah faham terluka.

Penyelesaian: Sebelum anda menekan Kirim, periksa kandungan, ejaan, tatabahasa dan kesahan. Kemudian, periksa nada suara anda untuk memastikan penerima tidak dapat menyalahgunakan perkataan anda. Semasa bercakap dalam persekitaran yang panas, pilih kata-kata anda dengan teliti dan jalankan melalui saringan mental anda sekurang-kurangnya sekali sebelum mengucapkannya dengan kuat.

Tidak Bersedia

Sekiranya anda terlambat untuk mengadakan perjumpaan atau menghampiri tarikh akhir dan anda tidak bersedia, anda mungkin tergoda untuk meneruskannya. Apabila anda tidak bersedia, kesilapan, salah faham, dan bahkan salah arah projek atau tugas boleh berlaku.

Penyelesaian : Bersusun dan bersedia. Sekiranya tidak, lebih baik mengakui bahawa anda memerlukan lebih banyak masa daripada melemparkan idea ke dinding dan berharap ia tetap berlaku.

Menggunakan Alat Komunikasi yang Salah

Ada kalanya e-mel sesuai dan masa lain apabila panggilan telefon atau perjumpaan secara peribadi lebih sesuai. Menyalah anggap situasi dan memilih alat yang salah boleh menyebabkan gangguan komunikasi dan menimbulkan kekeliruan, salah faham dan melukai perasaan.

Penyelesaian: Sekiranya anda bertukar maklumat yang tidak sensitif setiap hari, e-mel tidak apa-apa. Sekiranya anda cuba mengatasi situasi yang melekit dengan maklumat yang salah, panggilan telefon atau sesi Skype memungkinkan pertukaran bolak-balik yang lebih berkesan. Sekiranya anda menyampaikan berita buruk atau melakukan perbahasan yang serius atau kontroversi, pendekatan secara peribadi adalah pilihan terbaik. Ia membolehkan anda membaca bahasa badan, mengukur perangai dan membuat hubungan peribadi.

Mengatakan Terlalu Banyak

Kadang-kadang kita terlalu banyak berkongsi ketika kita bercakap sebelum kita berfikir. Pada masa lain, kami bergosip dan bertukar maklumat yang tidak sesuai. Kadang-kadang kelalaian menghasilkan terlalu banyak perkongsian atau melepaskan maklumat peribadi atau sensitif - fikirkan senario di mana anda secara tidak sengaja memukul "balas semua" atau "ke hadapan" dalam perbualan e-mel di mana anda dan rakan sekerja bercakap dengan menghina mengenai pelanggan.

Penyelesaian: Tekankan perlunya kerahsiaan di tempat kerja, mengadakan pertemuan sensitif di belakang pintu tertutup, menahan diri dari meletakkan maklumat yang sangat sulit atau sensitif dalam e-mel, dan menghentikan gosip di treknya.

Komunikasi yang lancar dan berkesan bermula dari atas ke bawah. Sekiranya anda belum mempunyai dasar komunikasi amalan terbaik, buatlah dan gunakannya untuk acara latihan orientasi dan latihan kakitangan. Juga, pertimbangkan bahawa kadang-kadang masalah yang muncul akibat komunikasi yang buruk boleh menjadi amalan perniagaan yang tidak berkesan, organisasi yang lemah atau keterampilan pengurusan masa yang kurang baik. Sebelum menyalahkan masalah komunikasi, nilailah penyebab lain untuk kerosakan dalam operasi berkesan.