Kepentingan Komunikasi Bertulis dalam Perniagaan

Pemimpin perniagaan yang berjaya adalah komunikator utama, sama ada dalam bentuk lisan atau tulisan. Zaman digital telah mengubah cara perniagaan berkomunikasi dengan pengguna, vendor dan rakan kongsi. Komunikasi perniagaan bertulis haruslah profesional, jelas dan ringkas. Jangan menjadi mangsa komunikasi bertulis yang buruk, sebelum anda menyedari betapa pentingnya komunikasi bertulis untuk perniagaan anda.

Membuat Rekod Tetap

Semua bentuk komunikasi bertulis menjadi catatan tetap idea, insiden, cadangan dan fakta lain . Rekod tersebut membantu pemilik perniagaan mengakses maklumat dengan cepat, terutamanya jika ditulis dalam media digital. Komunikasi bertulis juga digunakan dalam proses hukum, dan dapat menjadi satu-satunya pembelaan untuk tindakan undang-undang buruk yang diambil terhadap syarikat. Contohnya, bekas pekerja boleh mengatakan tidak ada alasan untuk memecatnya dan dia mungkin akan menuntut anda. Sekiranya fail pekerjanya didokumentasikan dengan jelas mengenai aduan dan pelanggaran kod etika sepanjang bekerja, anda boleh menunjukkan sebabnya.

Mendefinisikan Jenama

Komunikasi bertulis adalah sebahagian daripada jenama anda. Secara umum, kebanyakan huruf harus mempunyai nada profesional, serta kemahiran tatabahasa bahasa Inggeris dan padat. Tanpa ini, pembaca mungkin berpendapat bahawa syarikat itu dipenuhi dengan orang buta huruf, yang tidak dapat melakukan pekerjaan dengan baik. Bagaimanapun, dengan semua bantuan yang ditawarkan oleh program komputer dalam ejaan, tatabahasa dan gaya, tidak ada alasan bagi seorang penulis untuk menjadi tidak profesional dalam komunikasi.

Walaupun kebanyakan komunikasi harus bersuara profesional , format tulisan tertentu seperti media sosial dan e-mel, membolehkan anda menambahkan keperibadian korporat ke jenama anda. Ini penting dalam mengembangkan dan mewujudkan jenama anda. Sebagai contoh, Millennials mempunyai bahasa gaul mereka sendiri, dan cara mereka membuat catatan dan bertindak balas terhadap e-mel boleh memberi manfaat kepada syarikat jika mereka menggunakan slanga untuk kumpulan sasaran ini. Jangan terbawa-bawa, terus gaul minimum. Slang ada untuk berhubung dengan kumpulan itu. Namun, menggunakan terlalu banyak slang boleh mengurangkan mesej anda.

Menjalin Hubungan Setia

Komunikasi adalah mengenai membina hubungan dengan menyampaikan mesej . Mesej yang jelas membantu membina kepercayaan dan integriti antara penulis dan pembaca. Komunikasi bertulis membantu menentukan matlamat, mengenal pasti masalah dan mencari jalan penyelesaian. Ini penting dalam setiap aspek perniagaan. Eksekutif mesti menulis memo dengan jelas supaya kakitangan memahami arahan tanpa kekeliruan. Wakil jualan mesti menerangkan ciri dan faedah dengan cara yang menggembirakan prospek. Pengurus sumber manusia mesti melihat secara objektif sebarang kejadian dan membuat laporan.

Menawarkan Kemudahan Pengagihan

Apabila anda perlu menyampaikan maklumat kepada sebilangan besar orang, komunikasi bertulis sangat berkesan . Ini boleh menjadi memo syarikat yang menggariskan dasar atau proses baru yang perlu diketahui dan dipatuhi oleh semua orang. Menggunakan kaedah pengedaran digital menjadikan prosesnya lebih cepat sehingga pelaksanaan dapat dimulakan lebih cepat.